電話を取った時に困るのは、
離席中の担当者にかかってきた電話を受けたときではないでしょうか。
取引先に離席中であることを伝えなくてはいけないこと、
お客様から、ご伝言などを預かったときに、本来の担当者に正しい情報を伝えられないと
トラブルのもとになってしまいますし、対応が悪ければ担当者の耳にも入ってしまいます。
すぐに電話を転送できない状況だからこそ的確な対応が求められるのです。

離席中のパターンはさまざまなものがあります。
社外に外出してしまっている・会議中・トイレや昼食休憩など、
その状況によって、電話対応の方法が変わります。
取引先などの社外の人に対しては、上司だったとしても
「田中さん」「佐藤部長」「鈴木課長」ではなく、
「田中」「佐藤」「鈴木」など、敬称を省いた謙譲表現を使いましょう。

トイレなど、短時間で戻ってくる場合は
「ただいま席を外しております」と伝えましょう。
外出中の場合は「申し訳ございません、田中は現在外出をしております。
×時ごろには帰社予定となりますので、戻りましたらご連絡いたしましょうか？」
と伝えるようにしてください。
会議中の際は「会議中でございます」と伝えた上で、
終わる時間と、折り返し担当から連絡する旨を伝えましょう。