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株式会社シンフォネットTop>留守番電話にメッセージを残すときは簡潔にしましょう。

留守番電話にメッセージを残すときは簡潔にしましょう。

お客様に電話をかけたときに、
留守番電話になってしまうことがあります。
『メッセージをどうぞ』というアナウンスが流れたさいに、
何も言わずに電話を切ってしまうのはマナー違反なので、
なにかメッセージを残さなくてはいけません。
しかし、いざ録音開始のブザー音が鳴ったあと、
どんなメッセージを残せばいいか、迷う事もあると思います。

例えば特に急ぎの用件ではない場合は
「◯◯会社の△△です。またお電話いたします。」
とシンプルなメッセージで十分です。
もしくは「お手すきの時間に折り返しいただけますと幸いです。」
と伝えるようにします。
留守番電話のメッセージを録音する時間も限られているので、
簡潔に伝えるのが親切な対応といえますね。

また、はじめて電話をかけるお客様の電話が留守番電話になった場合は
「◯◯様のお電話でよろしいでしょうか?」と
自分がかけた電話番号が間違えていないか確認するようにします。
その上で簡単に用件や起こしてほしい行動を残すとよいかと思います。

留守番電話のメッセージを残すことは電話対応とは別の緊張があり、
何を伝えていいかわからなくなってしまうことがあります。
何度かロールプレイングをしてスムーズにメッセージを
残せるようにしておきたいものですね。
留守番電話はメッセージの残し方次第で、
その後の電話がスムーズになるか決まると思います。