クレームの電話がかかってくるとそれだけでも緊張してしまいますが、
今までで一番緊張した電話があります。
それはクレーム電話なのに、担当者が不在だったときです。
クレームの場合、担当者とお客様しか知らないような情報もあるので
状況がわからないと対応できません。

クレームの電話がかかって来た時に担当者が不在だった場合は、
「申し訳ございません。担当はただいま、外出中ですので

お客様のご用件を確認したあとは
「このお電話が終わりましたら、大至急、担当に連絡を取り、
折り返し担当からお客様にご連絡をさせていただきます。」
とお客様のお伝えします。できる限りの精一杯の誠意を見せ、
お客様が少しでも満足してもらえるように心がけることが大切です。

担当者が不在な事だけを伝えてしまうと、
お客様をさらに怒らせてしまうことがありますので、
しっかりと向き合い失礼がないように対応するようにします。
それだけでもお客様が満足してくれる場合もあります。
クレーム電話の対応時にこそ、その人の電話対応の実力がわかります。

クレームを入れてくれるお客様はありがたいお客様と思うようにしてから、
気持ちも楽になりました。