電話対応時にメモを準備するのは誰もが知っているぐらい大切なことです。
電話対応をはじめたばかりの頃はメモを忘れて慌ててしまうこともありますが、
何度も電話対応をしていれば自然とメモを取るのも習慣になります。
実は、もう1つ大切なアイテムがあります。それは「カレンダー」です。
私は先輩に指摘してもらって気がつきました。

電話でお客様とお話をしていると
自然と日程の話しになります。職種など関係なく
「◯日までには納品いたします」といった大切なやりとりはもちろんのこと、
お客様の状況を確認するときにも日付を確認したりしますよね。
カレンダーが手元にないと、日付を確認するのに
お客様をお待たせしてしまうこともあります。

すぐ目のつくところに置いたカレンダーで日付を確認しつつ
「○月○日、○曜日でよろしいでしょうか？」と丁寧に確認もできるので、
聞き間違えや伝え間違いなどのミスを防ぐことにもつなががります。
電話対応を仕事にしている人であれば
カレンダーは欠かせないと話す人も多いそうです。

カレンダーに限らず、電話対応時に自分なりにあると便利なものや、
慌てずに対応できるものは工夫しながら増やしていき
心の余裕を持って電話対応ができるようになりたいと思いました。