せっかくお客様からお電話をいただいたものの、

タイミングが悪くて今すぐに電話に出られないことがあります。

例えば14時までになんとか準備しなくてはいけない資料の準備に追われている、

別の作業をしているなど、他の社員に代われないような仕事をしているときに、

自分宛に電話がかかってくるとあわててしまいます。

「今忙しいので後でかけなおしてください」と言いたくなりますが、

忙しい、というフレーズを使ってしまうと、

「あなたよりも大切なことをしているので電話に出られません」

と言っているようなものです。

お客様にとっては後回しにされてしまったような嫌な気持ちになりますね。

しかも電話に出られないのですから満足できる電話対応とはいえません。

お客様に失礼にならないようにするためにも、

「少し立て込んでおり満足できる電話対応ができかねてしまうため、

折返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか」

と丁寧にお客様に伝えます。

「あ、今忙しいんだな」と察してくれるはずで、

それでも対応しようとしている誠心誠意の気持ちが伝われば
嫌な気持ちになる人はいません。

もちろん手が空いたらすぐに折り返し連絡をすること、

先程は申し訳ございません。と謝罪と謝罪の気持ちを伝えてくださいね。