会社にかかってくる電話のなかには取引先からのお電話もあります。

先輩や上司など担当者が席にいればそのまま保留にして

担当者につなぐ流れですが、必ずしも席にいるとは限りませんよね。

席にいると思っていたのにいなかったことで慌ててしまい、

ミスをしてしまうことも少なくありません。

取引先から「急ぎの用件なんだけど、課長さんいる？」と聞かれたとします。

急ぎというフレーズばかりが先走ってしまい、

課長は今いないけどどこにいるのかもわからないし

戻ってくる時間もわからない。どうしたらいいんだろう？

なんてことになる可能性も。

そんなときは事前に先輩や上司など、

取引先からよく電話がかかってくる担当者のスケジュールを把握しておくと、

不在のときにも慌てる必要はありません。

もちろん社員全員のスケジュールを把握するのは無理なので、

特定の社員のスケジュールさえ把握しておけば大抵は問題ないはずです。

人間は不思議なもので、知っていることに対しては落ち着いて対応ができます。

取次で慌ててしまう人や、間違えて電話を切ってしまった経験がある人には、

まずスケジュールを確認するように伝えています。

ちょっとした事前準備がいかに、電話で大切なのかを実感しました。