お客様から電話をいただいたときに、担当者が不在だったり

会議中ですぐには電話に出られない、なんてことも少なくありません。

いつかかってくるかわからない電話だからこそ、

不在時にかかってきた電話対応がきちんとできていないと、

お客様に失礼な対応になってしまいます。

担当者が不在のときにかかってきた電話のなかで

「折返しは不要です」といわれることもあります。

しかしマニュアルでは不在時は折返しの電話をするようにいわれています。

そのため折返しの電話は不要といわれても、

どうやって対応したらいいのか戸惑ってしまうこともあると思います。

お客様のほうから折返しのお電話は不要といわれたときは

「かしこまりました。お電話があった旨だけ伝えておきますね」と答えます。

もっと丁寧な対応としては相手の名前を入れて

「◯◯会社の◯◯様よりお電話が合った旨...」と伝えたほうが、

ちゃんと伝えてくれそうだなと思ってもらえるはずです。

折返しが不要といわれた電話でも、

必ずお客様に伝えなくてはいけないこともあります。

電話があった旨を担当者に必ず伝えておくことで、

あとは担当者が対応してくれるはずです。

ここまで対応してはじめて取次が完了します。

最後まで抜かりない対応ができるようにしたいものですね。