電話対応で伝言メモを残すときに、最初から本番向けのメモにしてしまうと

かえって伝わりにくくなってしまうことがあります。

メモを残すときのポイントとして、自分用のなぐり書きができるものと

伝言用の、担当者に渡す時のメモを分ける方法があります。

例えば自分用は要点を箇条書きにしておき、

あとで追加や修正ができるように行間のスペースを空けておきます。

伝言用のメモのときは、できるだけ読みやすい文字で書き

内容を簡潔にまとめるなどの工夫をしておくのをおすすめします。

電話で聞いている内容を担当者に伝えるときに、

どうしたら伝わりやすくなるのかを考え行動することも必要です。

ただし自分用のメモから伝言用のメモに書き写すときに、

時間がかかるようなメモのとり方もおすすめしません。

電話が頻繁にかかってくる時期などは、

メモをまとめるのに時間がかかってしまっては意味がありません。

また、伝言用に残すメモは、風で吹き飛ばされてしまうことのないように

しっかりとテープなどで固定しておき、目の届くところにおくことも大切です。

メモを取る方法もその人によってやりやすい方法もあれば、

やりにくさを感じることもあると思います。

電話のメモは自分用と伝言用で別々に残すなどの工夫をしておきましょう