会社の電話対応は複数人で分担して対応することもあります。

そのときの電話番や、手が空いている人が対応することも少なくありません。

電話で出る人によって受け答えの内容が変わってしまうケースがあります。

例えば申請関係の電話対応で必要書類について

お客様から問い合わせの電話をいただくことがあります。

そのときに電話対応をする人によって必要な書類の内容が違ったり、

言い回しが違ってしまったらどうでしょうか。

手元に届いた書類で足りないものがありお客様に電話をしたときに、

「御社のAさんは必要ないと言われました」と言われてしまっては、

トラブルの原因になってしまいます。

Bさんだったら必要な書類を丁寧に説明するのに、

Aさんはなんとなく説明している、なんて違いがあればクレームにつながります。

電話対応において、お客様からの質問は慎重に対応する必要があります。

何気ない言葉が会社の代表としての言葉として取られてしまうこともあるのです。

電話対応は出る人によって対応方法が変わるのは、プロの仕事とは言えません。

この点をしっかりと考えたうえで、電話対応のムラをなくせるように

いかに情報を共有するかも重要だなと感じました。