電話でお客様と話をするときに、できるだけ肯定した話をしなくてはいけません。

否定の言葉はお客様にとっては不快な印象になってしまい、

電話の印象を悪くしてしまいます。

しかし、話の内容によっては否定的な言葉を
お客様に伝えなくてはいけないことも出てきます。

例えば「いりません」「必要ありません」「わかりません」などの

否定の言葉をそのまま伝えるのは、あまりにも強い言い方になってしまいますし、

とげがあるように聞こえてしまうこともあります。

ニュアンスをはっきり伝えたいときには便利ですが、お客様に伝えるときは

伝え方にも注意しなくてはいけません。

例えば、「ご質問に関しては、わかりかねてしまいます」と伝えたうえで

「営業担当に確認しまして折返しご連絡をしてもよろしいでしょうか」など、

ちょっとしたフォローを入れるだけでも、
親身に対応してくれると感じてもらえるはずです。

担当者宛にかかってきた電話も「今いません」と伝えるよりも

「ただいま席を外しております」

「私でよろしければご用件をお伺いします」

と一言伝えるだけでも柔らかい受け答えになります。

こうした言葉の選び方によっても印象は変わりますので、

自分の言葉に気をつけて会話をしていきたいなと思いました。