電話転送なら月額800円で利用できます

私は小さな会社を営んでいます。ただ、少数精鋭なのもありオフィスの固定電話にかかってきてもほとんど会社にいない社員が多く、電話がとれない問題がありました。でも、人手不足の業界なのもあり、実際に募集をかけても人員が安定しません。そのため、やっと電話対応が一人前になったなと思ったら辞めてしまう悪循環が続いていました。そこで目を付けたのが、電話転送の機能です。

 

・電話転送で問題を解消できる？

電話転送とは、オフィスなどの固定電話にかかってきた電話をスマホなどに自動で転送する機能になります。会社にいなくても電話対応ができるので便利です。そのなかには問い合わせもあれば、営業電話やクレームもあります。電話転送は有料のサービスになりコスト的にも高くなります。でも、お問い合わせに対して迅速に対応できるのは、ビジネスにとっても大きなポイントになると思います。ただ、転送サービスは便利ですが、急ぎで対応したくないような電話も転送されてしまうので、メリットもあればデメリットもあると感じます。

 

ちなみに電話転送といってもいろいろな種類があるそうです。とにかくなんでも電話転送するのは「無条件転送」と呼ばれる機能になります。応答ができないときのみ転送してくれるのを「無応答転送」といいますし、話し中のときにかかってきた電話を転送する「通話中転送」などもあります。電話転送といっても種類があるため、どんなときに必要なのか？を踏まえ特徴から選ぶ必要があります。

 

電話転送にしても、社外にいるスタッフに転送する場合は「外線転送」になりますし、同じオフィス内で別のスタッフに電話を取り次ぐのであれば「内線転送」もあります。どちらが会社にとっても必要なのか？目的を明確にしておかないと、転送しても使いこなせません。

 

・電話転送よりも電話代行のほうが向いている場合もある

電話転送を使えば、オフィスに人がいなくても社外で仕事をしているスタッフに電話が転送されます。お客様にとっても、電話転送されていることはわからないのもあり、電話が出られない問題を解消できます。ただ、電話転送については向かない企業もあります。例えば、会社宛てにかかってきた電話をなんでも転送されると困る...なんて人もいるかもしれません。例えば、電話が頻繁になってしまい、結局対応で追われるのであれば効果的な方法とはいえません。むしろ外にいるほうがその場で情報を確認できないので、折り返しなどの手間がかかってしまいます。他の人に電話をつなぐことを考えると時間もかかり、クレームの原因にもなりかねません。その点を解消するためにも電話代行を使う方法も視野にいれてみてもいいかなと思いました。

 

電話代行であれば、出られなくても対応を任せられます。一次対応をお願いできるので、理業電話など対応しなくてもいい電話に追われることはなくなります。取次が必要な相手からの電話のみ転送してくれるので時間を有効的に使えます。電話がなって慌ててとったものの、何も準備ができておらずトラブルの原因になってしまうことも...。電話代行は自社のスタッフとして対応してくれますし、丁寧な対応が期待できる分トラブルの防止にもつながります。電話転送がいいのか、電話代行のほうがいいのか向いているほうを選ぶ必要があるのではないかなと感じます。

 

・電話転送だけを使うと通話料がかかる注意点も

電話の転送だけを使う場合、電話に出られなかった場合の通話料についても気を付ける必要があります。そのため、安易に電話転送サービスを使うと、通話料が割高になってしまうこともあります。他にも転送先を複数にできず一つしか選択できないケースもあるので、自社の希望する形にあっているのかどうかによっても変わってきます。外部にいるスタッフに電話対応をお願いする場合、一人ですべてを担う必要があるため負担が増えてしまう問題もでてきます。複数のスタッフで電話対応をしたいのであれば、電話転送だけを使うのは無理な部分がありそうです。転送先をその日によって変えるなど工夫していかないと、スタッフの負担が増えてしまうなどの注意点もあります。通話料などコストも含めて考えると、すべてを任せられる電話代行のほうが便利に使いこなせると思います。

 

・まとめ

電話転送を使えばオフィスある固定電話でも、社外にいるスタッフに電話が飛ばせるようになるので、電話に出られないリスクを減らせるようになります。ただ、電話転送についてなんでも転送すればいいのか、外部にいるスタッフに負担がかかってしまう心配がないのかも含め考えていく必要があります。電話転送は思っている以上に便利ではありますが、細かな設定も含めて自社にあっているものかどうかを選ぶようにしましょう。電話代行を使うと、一次対応を依頼できる分、業務に集中できるようになり売上にもつながってくると思います。電話転送をしっかりと使いこなしていきたいです。