電話番号が格安　月額800円で利用できます

当社は和菓子を販売している会社です。もともと東京に本社がありましたがコロナの影響もあり移転することになりました。しばらくの間は社員が在宅勤務になり、自宅でお客様の電話対応をしつつ、事務作業や営業をこなすようにしていましたが、電話面での課題も多く、格安の電話番号を取得し、対応を一括でまとめようという話になったのです。自宅での電話だと、環境によっても難しい部分も多く、社員の負担を少しでも早く減らしたいと考え、電話番号を取得できる方法を探しました。

 

■電話番号を格安で取得するには？

移転先に電話を引こうと当初は考えていたのですが、コロナが増えたり減ったりしている状況で、出社が安定しない問題がありました。そもそも固定電話を引こうとすると加入権や開通工事などの手続きも大変です。即日利用できるものでもないので、手続きの負担が大きいわりに今の状況を改善できないままになるのでは？と感じました。

 

他に、電話番号を格安で取得するための方法として「IP電話」「050番号」などの選択もありました。インターネット回線を使った電話になり、近頃は導入している会社も増えているそうです。PCやスマホを使って電話番号を取得できることもあり、即日電話番号が欲しいと思っている人にも適していると思います。ただ、110番や119番などの緊急時の電話通報は使用できないなどの問題もあります。

 

また「クラウドPBX」と呼ばれるインターネット回線を使ったものもあり、転送や内線、保留などの機能を使うやり方もあります。固定電話よりも格安で始められるのもあり、こうした方法で電話番号を取得する方法もあるのだなと感じました。無料で使えるものではないので有料になりますが、一時的なものであればこうした格安の電話番号を使う方法でもいいかもしれません。

 

■電話番号を格安で取得し代行も依頼できる？

会社にとっても電話はお客様とのコミュニケーションであり、大切なものだと思っています。そのため、最適な状態で対応ができないのであれば、電話対応ごと依頼して代行や転送サービスを使う方法も視野に入れるべきだと思いました。実際に調べるまでわからなかったのですが、電話代行サービスを使うと、同時に電話番号も取得できるそうです。そのため、わざわざ番号を取得して電話代行を探して...と二度手間をかけることもありません。

 

すべての電話代行が番号の貸出をしているわけではないので、事前に確認しておくと安心です。電話代行は、事前にマニュアルを共有し会社の社員として電話対応を依頼できます。そのため、一次対応もしくはカスタマー対応も含め依頼し、あとから必要に応じた二次対応を行うようになります。なかにはメールでの返信を希望するお客様もいますし、一次対応で用件が済んでしまうこともあります。営業電話やクレームなども電話代行が対応してくれるので、社員は日々の業務をこなすのがメインになり、在宅のままでも負担を減らせると思います。

 

今までは在宅で受けた電話を、他の社員に共有する手間もかかっていたため、どうしても時間がかかってしまうため、残業も増えてしまっていました。在宅だと実際に働いているのを確認できないため、なかには夜になっても残った仕事をしている社員もいるなど、任せる業務によっても差ができてしまい、どうにかしたいと考えていたのです。

 

こうした電話対応の問題も電話番号の取得+電話代行を使えば解消できると思いました。

 

■電話番号は希望のものを使えるの？

電話代行を使った場合、電話番号の取得を希望の番号にはできません。例えば「03」などの東京に住所があるからこそ取得できる番号も、代行であれば無理なく取得できます。個人で取得しようと思えば固定電話がないと難しいので、気軽に利用できるのは大きなメリットだと感じています。

 

ただ全部の番号をすべて希望通りにするのはできないので、この点は妥協する必要があるかなと感じます。希望のものではないものの市外局番は使えるため、会社のイメージに合わせて選ぶのをおすすめします。03や06などの番号はやっぱり信頼感もありますよね。

 

050などIP電話を使うと、会社としてのイメージもあると思うので、お客様にどんなイメージを持ってもらいたいのかによって選んでみてもいいかもしれません。

 

■まとめ

電話番号を格安で取得するのは意外と簡単にできるのだなと感じました。直接固定電話を引く方法もありますが、手間を考えると拠点が確定してからのほうがいいと思います。在宅勤務で電話対応が負担になってしまうときは、できるだけ代行を上手に活用して社員の負担を減らすのも仕事のうちです。

 

電話対応は相手の顔が見えないからこそ、より丁寧な対応が求められます。ちょっと大げさなくらいでないと感情も伝わりにくく、お客様にとっても対応が会社の信頼につながるのです。電話番号の取得と代行が同時に使えるサービスは、今の世の中だからこそ便利だと思います。