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電話の取次ぎ時に失敗しない為に

入社した時、まずは会社の雰囲気になれるために、
会社の電話に出るように指示されることがあります。
取次だけでもお願いできると担当者の仕事が捗るなど、
中小企業に多い、とりあえず実践するタイプの教え方でもあるのですが、
電話の取次はとても大切なポイントですので、
失敗することのないように注意点をまとめてみました。

電話を取り次ぐ時の保留時間は、長くても2分程度です。
近くに担当者がいる場合でも、来客対応をしているなど、
すぐには電話に出られない場合もあります。

電話を「保留」にした後、担当者がすぐに電話に出ることができなさそうなら
「少々時間がかかりそうなので、こちらから折り返しいたします」と
お客様にお伝えし、折返しの電話番号や担当者を確認します。

また、お電話の相手から伝言をお願いされることがあります。
必ず伝言の後には復唱して、聞いた内容に不備がないかどうか確認しましょう。
間違えた事を伝えてしまうと、相手にも迷惑がかかりますし、
担当者の顔を潰してしまうことになりかねません。

取次で受けた電話はメモに残すことと、同時に口頭でも伝えるようにしましょう。
メモで残したから終わりではなく、きちんと担当者にお伝えして、
担当者からのお電話の相手に折返しの電話が終了して、
やっとあなたの取次が完了したことになります。
最後まで責任を持って対応しましょう。

 

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