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担当者が不在のときの対応でやってはいけないこと

得意先からお電話がかかってきた時、担当者や営業が不在の場合もありますよね。
「担当者に代わりますのでお待ちください」と、一旦保留にして転送したら
「外出しました」と言われてしまい、どうしよう...と思ったことはありませんか?
通常の対応でしたら、「担当者は外出してしまったので」ということで
お客様のお電話番号やお名前をお聞きすればいいのですが、
この際に絶対にやってはいけないことがいくつかあります。

1.担当者の個人情報は教えない

担当者が外出している事をお伝えすると、
「至急、連絡を取りたいので担当者の携帯番号を教えて欲しい」
などとお願いされることがあります。
基本的に、担当者の携帯番号など、許可なく個人情報を教えてはいけません
携帯番号を聞かれた時は、
「すぐに連絡がつかない場合もございますので、
こちらからご連絡するように申し伝えます」と取引先を気遣いながら断るようにしましょう。
営業先も勝手に教えてはいけません。

2.電話があったことを伝え忘れる。

担当者にとってはとても重要な電話の場合もあります。
電話があった場合、速やかに担当者に連絡があった旨をお伝えし、
担当者に対応してもらうようにしましょう。
お客様がお急ぎの場合はメールだけなく、担当者の携帯電話に連絡してみるなど
臨機応変の対応を心がけるようにしましょう。


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