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株式会社シンフォネットのスタッフブログTop>電話対応のメモをとるポイント

電話対応のメモをとるポイント

電話対応を行う時に、応対しながらメモを取るのがどうしても苦手、
なんて人も多いのではないでしょうか。
電話の話をきちんと聞こうとしてメモを取り忘れてしまったり、
逆にメモを取るのに集中して話が聞こえなくなってしまうなど、
慣れないうちは電話で話す、メモをとる、の両方を一緒に行うのは
なかなか大変なものです。

電話対応でメモを取る時にどんな方法で書いていますか?
メモを取るのが苦手な人は、おそらく、必要ない文章や
単語まで一語一句残らず書こうとしてしまい、
途中でメモを取るのが追い付かなくなってしまう場合が多いようです。
どんなに電話対応が得意な人であっても全部の会話を書き記すことは難しいもの。
だからこそ、「カタカナ」や「略語」を使って
手間を省きながらメモを取るのがポイントです。

例えばミーティングとメモをするよりも、
「MTG」と書いたほうが簡単だと思いませんか?
メモはあなたがわかれば問題ありませんので、
ひらがなやカタガナを使って殴り書きのようになってしまっても問題ないのです。
上司や先輩にメモを渡す時にキレイに清書しなおせば何の問題もありません。

メモは簡潔に記入するのがポイントです。
ただし自分のメモを見返した時に、何が書いてあるのか
わからなくなってしまうことがないように注意してくださいね。

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